Guía para el cumplimiento del Derecho a la Protección de Datos en el control de la actividad laboral por parte del empresario (IV)

Desde NIVOLAP abordamos las principales cuestiones novedosas en materia de protección de datos en nuestro país. Podéis consultar los posts en los que analizamos las sanciones al BBVA y CaixaBank o el impacto para la protección de datos de las nuevas condiciones de WhatsApp.

Hace unos días tratamos los requisitos que los empresarios deberían cumplir si deseasen establecer mecanismos para el control de acceso de sus empleados y para la utilización de la videovigilancia.

Hoy abordamos el 4º artículo de la Guía para el cumplimiento del Derecho a la Protección de Datos en el control de la actividad laboral por parte del empresario. En esta ocasión analizamos los requisitos que deberán reunir los empresarios en materia de protección de datos para la geolocalización de sus empleados.

¿Cuándo se pueden utilizar sistemas de geolocalización de empleados?

Establece el artículo 90 de la LOPDGDD que se podrán utilizar sistemas de geolocalización para el control de los trabajadores sin recabar su consentimiento. La base jurídica para el tratamiento de estos datos la encontramos en el contrato de trabajo y en las facultades de control de los empleadores.

No obstante, la LOPDGDD establece que deberán tenerse en cuenta varias consideraciones para que el sistema de geolocalización no contravenga la normativa de protección de datos. Son, entre otras, las siguientes:

1.  El empleador deberá informar de forma expresa, clara e inequívoca acerca de la existencia y características de estos dispositivos a sus trabajadores. También deberá informar a sus trabajadores y/o representantes de los derechos ARCO-POL.
2. Se deberán cumplir los principios de minimización y limitación de la finalidad de manera exhaustiva. Si la finalidad del tratamiento fuera el registro horario, esos datos sólo podrán utilizarse para verificar las horas de inicio y finalización de la actividad.
3. El principio de proporcionalidad exige la limitación de estos sistemas a situaciones donde no existan medios menos invasivos.
4. La geolocalización puede tener como objeto a herramientas de propiedad del empleador, como vehículos o dispositivos móviles. En este caso, la utilización de dichas tecnologías sería, en principio, lícita.
5. Respecto de la geolocalización aplicada a la herramienta, ésta conlleva también la geolocalización y control del propio trabajador. A tal efecto, deberán cumplirse, además, una serie de requisitos añadidos:
   1. Se deberá realizar una Evaluación de Impacto antes de implementar tecnologías de este tipo cuando para el responsable del tratamiento sea nueva. Además, deberán cumplirse los principios de proporcionalidad y subsidiariedad.
   2. El empleador se asegurará de que los datos se traten con una finalidad específica y de que no se permita la observación continua del trabajador.
   3. Se recomienda reducir los efectos de las funciones de seguimiento.
   4. El empleador deberá informar a las personas sobre las que se utilicen estas herramientas el seguimiento realizado y la finalidad de su utilización.
   5. No será lícito imponer a la persona trabajadora la obligación de proporcionar medios personales para facilitar la geolocalización.
6. Respecto de los registradores de datos de incidencias, entendiendo éstos como mecanismos de control especialmente invasivos (se instalan en los vehículos y se activan ante acontecimientos concretos – en respuesta a frenadas repentinas, cambios bruscos de dirección o accidentes), establece la guía de la AEPD que serán lícitos, pero su licitud requerirá de la acreditación de una finalidad legítima y que se respeten los principios de proporcionalidad y minimización de los datos.

Si eres empleador y has implementado o tienes pensado implementar en tu empresa un sistema de geolocalización en las herramientas de tus empleados; Si eres trabajador o representante de los trabajadores y han implementado en tu empresa un sistema de geolocalización y tienes dudas sobre su legalidad; o si eres una empresa desarrolladora de softwares de geolocalización y tienes alguna duda con respecto al cumplimiento de los requisitos dados por el RGPD y la LOPDGDD para este tipo de software: ponte en contacto con nosotros y trataremos de resolveros todas vuestras dudas.

En el siguiente artículo analizaremos los requisitos que deberán cumplirse respecto del control por falta de asistencia por enfermedad o accidente de los empleados.